Subtitular los vídeos de una web pública: qué exige la ley (y qué encargar)

Un ayuntamiento cuelga en su web el vídeo de las fiestas, el del último pleno o el de la biblioteca nueva. Lo ve alguien en el tren con el volumen a cero. Lo intenta ver alguien que no oye. Sin subtítulos, para los dos el vídeo es una caja cerrada.

La respuesta corta es sí: si el vídeo está grabado y va en la web de una administración, tiene que llevar subtítulos. Lo que casi nadie explica es lo práctico: qué se pide exactamente, en qué formato se entrega y cuánto pesa en el presupuesto. De eso va el resto.

¿Es obligatorio subtitular los vídeos de la web de un ayuntamiento?

Sí. El Real Decreto 1112/2018 se aplica a las webs y aplicaciones de la Administración General del Estado, las comunidades autónomas, las entidades locales y el resto del sector público. Y dice expresamente que el contenido accesible incluye los contenidos multimedia pregrabados. Es decir: tu vídeo.

El decreto pide que los contenidos sean perceptibles, operables, comprensibles y robustos, y se apoya en una norma técnica europea (la EN 301 549), que a su vez recoge las pautas de accesibilidad web WCAG. Traducido a un vídeo: si tiene voz, necesita subtítulos; y si cuenta cosas que solo se ven, necesita audiodescripción (a veces basta con que la voz en off ya lo cuente).

Quedan fuera, por el propio decreto:

• Los vídeos publicados antes de que el decreto entrara en vigor, en septiembre de 2018.
• El contenido en directo, salvo que otra ley obligue a lo contrario.
• Los contenidos de los prestadores del servicio público de radiodifusión.

El directo tiene truco. Mientras se emite, está exento. Pero en cuanto cuelgas la grabación en la web ya no es un directo, es un vídeo grabado, y el propio decreto ya lo cuenta como contenido pregrabado. Si ya sabes que el pleno o el acto va a quedar publicado, deja el subtitulado previsto desde el principio. Más barato y menos prisas. Y si en ese acto hay público, piensa también antes en quién sale en el vídeo y qué se firma.

Todo esto lo hemos contado también, en pequeño, en nuestra guía de vídeo institucional para un ayuntamiento. Aquí vamos a lo que importa cuando toca encargarlo.

Subtítulos, lengua de signos y audiodescripción no son lo mismo

Se mezclan en las conversaciones y en los pliegos, y cada una tiene su público, su método y su precio:

• Subtítulos. El diálogo pasado a texto, más los sonidos que cuentan («aplausos», «música», «se oye una sirena»). Sirven a personas sordas o con pérdida auditiva y a todo el que ve el vídeo sin sonido, que son muchos.
• Audiodescripción. Una voz que cuenta lo que se ve y no se dice: un gráfico, un rótulo, una acción sin palabras. Sirve a personas ciegas o con baja visión. A veces se resuelve desde el guion: si la voz en off ya dice lo que pasa en pantalla, no hace falta más.
• Lengua de signos. Un intérprete en pantalla. Las pautas en las que se apoya el decreto la dejan para el nivel más alto de accesibilidad, así que no suele ser lo que se exige a un vídeo corriente. Si tu ayuntamiento la quiere en los actos importantes, se pide aparte y se presupuesta aparte.

La confusión más cara es creer que una cosa sustituye a otra. No: son tres respuestas a tres barreras distintas.

Qué formato hay que entregar y por qué el subtítulo quemado suele no valer

Hay dos maneras de subtitular, y la diferencia importa:

Subtítulos grabados en la imagen (los llamamos «quemados»). Son parte del vídeo, como si estuvieran pintados encima. No se pueden apagar, ni cambiar de tamaño, ni corregir sin volver a exportar el vídeo entero. Para un lector de pantalla, además, no existen: es una imagen con letras, no texto.

Subtítulos en un archivo aparte. Un archivo de texto con lo que se dice y el momento exacto en que se dice (los formatos se llaman SRT o VTT; el nombre da igual, lo que importa es que sea un archivo aparte). El reproductor lo muestra cuando el usuario lo activa. Si el vídeo vive en YouTube o Vimeo, el archivo se sube allí y el reproductor lo ofrece solo.

Para una web pública, el archivo aparte es lo que suele valer, por cuatro razones muy de andar por casa:

• el usuario decide si los quiere ver;
• las tecnologías de apoyo pueden leerlos;
• si hay una errata, se corrige el texto, no se vuelve a montar el vídeo;
• se pueden traducir y los buscadores leen el texto.

Los subtítulos grabados no son el enemigo: en redes, donde casi todo se ve sin sonido, funcionan muy bien. Lo normal es entregar las dos cosas: un archivo aparte para la web y una versión con subtítulos grabados para redes. Y pide siempre, además, la versión limpia, sin textos en la imagen. Sin ella no podrás corregir ni reutilizar nada.

En nuestra página de producción audiovisual lo dejamos escrito: entregamos con subtítulos. Y se puede comprobar en el porfolio: los vídeos de Colfisio y Atlantour llevan su archivo de subtítulos aparte, que se activa desde el reproductor. Es una parte del trabajo, no un extra de última hora.

Cuánto ocupa el subtitulado en el presupuesto de un vídeo

Aquí no te vamos a poner cifras: sin oír el material, un precio sería un cebo. Lo que sí podemos darte es lo que lo mueve:

• Los minutos con voz, no la duración total del vídeo. Un vídeo de cinco minutos con música y una frase cuesta menos de subtitular que uno de cinco minutos con tres personas hablando.
• La calidad del audio. Una sala con eco, un micrófono lejano o varias personas hablando a la vez multiplican el trabajo de revisión.
• Los nombres propios y los términos. Concejales, topónimos, siglas, el nombre de la calle. Una transcripción automática se equivoca justo ahí, y en una web pública un nombre mal escrito se nota.
• La revisión humana. Una transcripción automática es un borrador, no una entrega. Alguien tiene que oírla y corregirla.
• El número de piezas y de versiones, y el idioma.

Y hay un factor que pesa más que todos: cuándo se decide. En un vídeo montado con guion, el texto ya existe y subtitular es, sobre todo, pasarlo a archivo y ajustar tiempos. En una grabación de tres horas sin guion hay que empezar de cero.

Por eso la cuenta cambia según el caso. Subtitular cuarenta plenos que ya están grabados es un proyecto en sí mismo. Dejar previsto el subtitulado de los cuarenta que se graben el año que viene es una línea más del presupuesto. Si quieres ver qué más mueve el precio de una pieza, lo contamos en cuánto cuesta un vídeo para tu empresa.

La conclusión práctica: el subtitulado va en el encargo, con partida propia y visible. Que no se esconda dentro de «montaje».

Qué debería decir el pliego para que no te devuelvan la entrega

Un pliego que solo dice «accesible» te deja con un problema: nadie sabe qué hay que entregar y, al recibirlo, nadie sabe si está bien. Mejor que diga:

• que cada vídeo se entrega con subtítulos en archivo aparte, indicando el formato, y con una versión limpia sin textos en la imagen;
• que los subtítulos incluyan los sonidos relevantes, no solo el diálogo;
• que los nombres propios, los topónimos y las siglas estén bien escritos, y que alguien lo haya revisado;
• que, si el vídeo cuenta cosas que solo se ven, haya audiodescripción (o que la voz en off ya lo cuente);
• que los subtítulos se comprueben en el reproductor real de la web, activándolos, y no solo en el programa de montaje;
• qué se considera una entrega aceptable: textos sincronizados con la voz, legibles, sin frases cortadas a mitad.

Si estás en la parte de quien redacta el encargo, también te interesará cómo se compone un pliego y qué mira de verdad quien lo lee, en vídeo para un pliego, y cómo funciona el contrato menor y la licitación en comunicación.

¿Y las empresas privadas? Lo que cambió en junio de 2025

Si no eres una administración, el decreto no va contigo. Pero desde el 28 de junio de 2025 se aplica el Título I de la Ley 11/2023, que traslada a España una directiva europea de accesibilidad y alcanza a servicios como el comercio electrónico, la banca, el transporte, las agencias de viajes o las comunicaciones electrónicas. Con excepciones para las microempresas de servicios.

No es una ley de «subtitula todos tus vídeos». Pero si vendes o contratas por internet, tu web entra en el radar, y ahí el criterio práctico es el mismo que en lo público: pensar la accesibilidad antes de grabar y no después.

La accesibilidad no es un adorno que se añade al final. Se decide cuando se escribe el guion, y entonces cuesta bastante menos. Un vídeo que se entiende con el sonido apagado se entiende en el tren, en la sala de espera y en el pleno con el volumen a cero.

Si estás preparando el encargo de un vídeo para la web de tu ayuntamiento y quieres que el subtitulado entre bien desde el primer día, cuéntanos tu proyecto.