Grabar un acto público: derechos de imagen, menores y qué se firma

Imagina un acto en la plaza del pueblo. Hay escenario, sillas, gente que va y viene y un equipo con cámara. Un padre se acerca al técnico de comunicación y le pregunta lo de siempre: «¿Sale mi hijo?». Y ahí, justo ahí, es donde se descubre si alguien pensó en esto antes o no.

La respuesta corta: por lo general no hace falta pedir permiso a cada persona que sale de fondo en un acto abierto. Sí a quien es protagonista y, siempre, a las familias de los menores. Y el público tiene que saber, con un cartel, quién graba y para qué. Lo demás son los detalles que casi nadie cuenta, y de eso va el resto.

¿Hace falta permiso para grabar en un acto público?

Depende de quién sea la persona y de cómo salga.

La ley que protege el derecho a la propia imagen, la Ley Orgánica 1/1982, parte de una regla simple: para captar y difundir la imagen de alguien hace falta su consentimiento expreso. Y prevé excepciones. La que más te interesa dice que no hay intromisión cuando se trata de personas con un cargo público o una profesión de notoriedad o proyección pública, y la imagen se toma durante un acto público o en un lugar abierto al público. Es decir: al alcalde y a los concejales en el ejercicio de su cargo se les puede grabar en un acto público sin pedirles firma.

Otra excepción habla de la imagen que aparece de forma «meramente accesoria» cuando se informa gráficamente de un suceso público. Ahí entra el vecino que pasa por el fondo. Pero cuidado: esa excepción está pensada para la información gráfica de un suceso, no para un vídeo institucional que luego vive años en tu web. Por eso la lectura prudente es no agarrarse a ella como un salvoconducto. Un vecino diminuto y de espaldas en una imagen general, por lo general bien. Un vecino al que se le ve la cara durante cinco segundos mientras el vídeo cuenta algo de él, no.

Hay una segunda capa, que es la protección de datos. La imagen de una persona identificable es un dato personal, y quien decide para qué se graba y cómo se usa, el responsable, es el ayuntamiento, no la productora. Si el tratamiento se apoya en una misión de interés público, esa misión tiene que derivar de una norma con rango de ley. Dicho de otro modo: «es que queremos dar visibilidad a las actividades» no es una llave maestra.

Un esquema que funciona en la práctica:

• Cargos públicos en el ejercicio de su función: se pueden grabar en un acto público.
• Público de fondo, en imágenes generales: sin firma, pero con cartel y con cuidado de que nadie quede identificable de forma destacada.
• Protagonistas (quien habla, es entrevistado, recibe un premio o sale en primer plano): autorización por escrito.
• Menores: siempre autorización de la familia. Va en el siguiente apartado.

Grabar menores: la parte que más se hace mal

Con menores no hay atajo. Y casi todos los errores se cometen aquí.

Las reglas, de más general a más concreta:

• La Ley Orgánica 1/1982 dice que el menor da su consentimiento por sí mismo si su madurez lo permite. En los demás casos, lo da su representante legal por escrito, con aviso previo al Ministerio Fiscal.
• En protección de datos, la Ley Orgánica 3/2018 fija en catorce años la edad a partir de la cual un menor puede consentir por sí mismo el tratamiento de sus datos. Por debajo, hace falta quien ostente la patria potestad o la tutela.
• Si las imágenes van a redes sociales, el consentimiento de la familia (o del propio menor, si ya ha cumplido catorce años) es imprescindible.
• Y la Ley Orgánica 1/1996 añade un límite que sorprende: usar la imagen de un menor en medios es intromisión ilegítima si perjudica su honra o su reputación, o es contraria a sus intereses, incluso con el consentimiento firmado. Una firma no lo cubre todo.

Hay un error que se repite tanto que merece nombre propio: condicionar la participación a que la familia acepte salir en las fotos. La Agencia Española de Protección de Datos declaró en julio de 2025 que un ayuntamiento infringió la norma al exigir ese consentimiento para apuntarse a un programa de verano, según su propia resolución. Si decir que no significa quedarse fuera, el consentimiento no es libre. La regla práctica es la contraria: el niño participa igual, y su imagen no se usa.

Y el «no» hay que poder cumplirlo el día del acto. Algunas cosas que ayudan:

• Que la lista de familias que no autorizan esté hecha antes y llegue a quien graba, no a un correo que nadie abre.
• Que esos niños se identifiquen de forma discreta (una pegatina, un sitio acordado en el escenario) para que quien está detrás de la cámara lo sepa sin preguntar.
• Que quien monta el vídeo sepa que tiene que descartar las tomas donde salgan, y no «taparlos» a medias.
• Que haya autorizaciones por finalidad: una cosa es el vídeo para la web del ayuntamiento, otra las redes sociales y otra la prensa. Un único «acepto todo» mezclado en la inscripción no cumple.

Qué firma cada uno y quién guarda los consentimientos

No toda persona firma lo mismo. Y lo más importante: la custodia es del ayuntamiento, no de quien graba.

Lo que conviene tener preparado:

• Autorización de las familias para los menores, escrita, con las finalidades separadas (web, redes, prensa, material interno), con la fecha y el nombre de quien firma. Que diga con claridad que decir que no no tiene consecuencias para el menor.
• Autorización de los protagonistas adultos, más sencilla: qué se graba, para qué se va a usar y dónde se va a publicar.
• Para el público en general, ninguna firma: se informa con el cartel (lo vemos en el siguiente apartado).

¿Quién guarda todo esto? El ayuntamiento, que es el responsable. La productora que graba actúa como «encargada del tratamiento», que quiere decir que trabaja con ese material por cuenta del ayuntamiento y solo para lo que este le encarga. Eso se deja por escrito en el contrato, y debería decir también qué pasa con el material en bruto cuando acaba el trabajo: el ayuntamiento decide si se le devuelve o se borra. La productora solo lo conserva si el ayuntamiento se lo encarga (por ejemplo, que guarde el archivo durante un tiempo fijado) o, apartado y sin usarlo, mientras pueda surgir alguna reclamación. «Para siempre, por si acaso» no es un plazo.

Dos preguntas que merece la pena contestar antes del acto y apuntar: ¿dónde están las autorizaciones y quién tiene acceso a ellas? ¿Cuánto tiempo se conserva el material sin editar? Dentro de dos años nadie se acordará, y el único que puede contestarlo es el papel. Si estás redactando el encargo, cómo se escribe y qué mira de verdad quien lo lee lo contamos en vídeo para un pliego.

Qué tiene que decir el cartel de aviso de grabación

El cartel es lo que cumple el deber de informar al público. Un buen cartel es corto y lleva lo mínimo que pide la ley de protección de datos, que permite dar la información en dos capas (artículo 11):

• Quién graba: el ayuntamiento, con su nombre, no «el organizador».
• Para qué: «difusión de la actividad municipal en la web y en las redes sociales del ayuntamiento», no «fines promocionales».
• Qué derechos tienes y dónde ejercerlos: una dirección electrónica o un enlace (un código QR sirve) que lleve al resto de la información, la segunda capa: con qué base legal se graba, dónde se publica o a quién se entrega, cuánto tiempo se guarda, cómo contactar con el delegado de protección de datos del ayuntamiento, cómo pedir que se retire una imagen y que, si no te hacen caso, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Dónde se pone importa tanto como lo que dice: en los accesos y en sitios visibles, antes de entrar, no al fondo detrás de la mesa de sonido. Si el acto es en un recinto abierto con varias entradas, un cartel en cada una.

Y la creencia que hay que quitar: «quien entra, acepta». No. Un cartel informa, y ya está. Quien aparece como protagonista sigue necesitando su autorización, y los menores, la de su familia. Un aviso en la puerta no convierte en válido un consentimiento que no se pidió. Tampoco se puede dejar a nadie fuera de un acto público por no querer salir en las fotos o en el vídeo: si se pide permiso, tiene que poder decirse que no sin quedarse en la puerta. Otra cosa es que el acto se grabe por interés público, como un pleno: ahí no se pide permiso a cada asistente, pero hay que avisar, y quien no quiera aparecer puede oponerse.

Si alguien pide después que se borre su imagen

Pasa. A los seis meses, a los dos años. Alguien aparece, no le hace gracia y escribe al ayuntamiento.

Quien aparece puede pedir que se retire su imagen o, si había dado su consentimiento, retirarlo cuando quiera. El consentimiento se puede revocar en cualquier momento, aunque la ley prevé que puede haber que compensar los daños que se hayan causado. Además, en protección de datos existen los derechos de supresión y de oposición, y el ayuntamiento tiene que responder sin retrasos y, como mucho, en un mes. Si la petición es complicada o le llegan muchas, puede alargarlo dos meses más, pero tiene que avisar dentro de ese primer mes y explicar por qué. No son derechos absolutos y hay excepciones, como la libertad de información, así que cada petición se valora. Pero el punto de partida es escuchar la petición, no discutirla.

Lo que hace que esto sea fácil o un quebradero de cabeza es lo que se montó antes:

1. Una dirección a la que escribir, la misma que ponía el cartel, atendida por alguien concreto.
2. Saber dónde está el vídeo: la web, tres redes sociales, un canal de vídeo, el boletín. Si no sabes dónde está publicado, no puedes retirarlo.
3. Tener el material en bruto localizado, para borrarlo o para sacar de él lo que haga falta.
4. Quedarse con la petición y con lo que se hizo, por escrito.

Si el vídeo ya lo han reproducido otros (un medio, una cuenta de terceros), el ayuntamiento no puede recogerlo. Pero sí tiene que retirar lo que está en sus manos.

Y un último detalle. Todo lo que hemos contado vale para el vídeo, pero también para las fotos. Si lo que preparas es la comunicación de una fiesta o un acto local, tienes más en cómo se comunica un evento local. Y si el vídeo va a la web de tu ayuntamiento, acuérdate también de los subtítulos.

Esto es información, no asesoramiento jurídico: cada acto tiene sus circunstancias, y para un caso concreto lo sensato es consultarlo con el delegado de protección de datos del ayuntamiento o con un abogado.

Si tu ayuntamiento va a grabar un acto público y quieres que el aviso, las autorizaciones y el reparto de responsabilidades estén resueltos antes de que llegue la cámara, cuéntanos tu proyecto o echa un vistazo a nuestra producción audiovisual. Para entender qué pedir y qué evitar en el encargo, también te vale nuestra guía de vídeo institucional para un ayuntamiento.